Subsecretaría de Educación Básica. Dirección General de Desarrollo Curricular. La planificación Docente.

Planificar una reunión plenaria docente

Una reunión plenaria de docentes es una conferencia donde los docentes se reúnen para intercambiar ideas o intereses comunes de algún tema en general. Estas reuniones son muy comunes en el ámbito académico, religioso e industrial. Pero ¿Cómo planificar una reunión plenaria para docentes? He aquí algunas sugerencias.

Planificar la conferencia

Empezar desde temprano es una buena opción, como sugerencia puedes empezar a planificar la conferencia unos 8 meses antes. Si el tema que se abarcara es amplio puede que empieces mucho antes. También, si vas a prestar servicios de comidas y bebidas, contrátalos con mucho tiempo para que todo sea un éxito.

Ordenar un comité será muy útil pues este se encargará de tomar decisiones respecto a la conferencia y al haber mayor participación de personas habrá varios puntos de vista que pueden enriquecer la reunión, procura que sean personas activas que le puedan sacar el mayor provecho a la información que se va a dar. Busca un coordinador pues así te orientarán sobre los temas a presentar y las posibles soluciones a los problemas que se pueden presentar en la reunión y si el coordinador ya ha estado presente en otras reuniones es posible que pueda darte algunas sugerencias que puedan serte de mucho interés para enriquecer tu información.

Para una mayor organización y que nada se te escape de las manos adquiere una agenda y anota todo hasta con lujos de detalles. Define todo lo que se necesita y todo lo que se vaya logrando hasta la fecha. Ten claro lo que deseas transmitir y así sabrás tomar las decisiones acertadas y los demás como el coordinador y el comité lograrán entender el rumbo que deseas llevar y lo que se necesita para llegar a cumplir el cometido.

Es muy sensato que, si nunca has planificado una reunión plenaria de docentes, busca idear un plan B para que no te sometan los errores o los inconvenientes y puedas resolverlo de manera rápida. Calcula el número de asistentes así tendrás claro a cuantas personas vas a dirigirte y qué tan amplio será tu público. Un ejemplo es una reunión de uno o dos días para unas 250 o 300 personas.

Busca el lugar, la ciudad y las fechas. Para este respecto puede que se escape de las manos el hecho de saber el lugar y la fecha definitiva pero recuerda tener un esquema o una idea de las cosas para que lleves una buena orientación. La duración de la reunión plenaria de docentes dependerá de los asistentes que vayas a tener y de la cantidad de información que se vaya a distribuir.

Por la misma razón de la duración, es probable que debes hacerlo cerca de tu lugar de vivienda, es decir en tu cuidad, esto te permite atender lo más pronto todo lo relacionado a la reunión y te ahorrarás mucho tiempo. Claro en ocasiones es difícil determinar si la reunión puede ser en tu misma ciudad pues, en ocasiones, lo que se busca es la ventaja del asistente. Pero si la decisión del lugar está en tus manos, procura que sea cerca de tu ciudad y busca lugares cómodos y motivadores como los lugares turísticos los cuales captan la atención de los asistentes.

Un nombre; eso es lo que necesitaras colocarle a la conferencia pues de allí dependerá todo el material que necesites y los asistentes sabrán con antelación de lo que se va a hablar y tendrán una idea más abierta de los temas de interés. Este nombre de la conferencia puede ser divulgada por la redes sociales, crea una campaña de invitación así atraerás el interés de los docentes. Si hay personas específicas que quieres que asistan a la reunión plenaria de docentes solo trata de hacerles una invitación con mucho tiempo de antelación para que puedan estar presentes.

Al buscar el nombre más a adecuado, será ventajosos que busques ideas de otras reuniones y más si es por primera vez que la vas a realizar. Pero la originalidad es lo que realmente cuenta, así sea una idea de otro persona logra darle un verdadero sentido al nombre de tu conferencia y procura hacerla única.

Organización de la conferencia

Elabora un presupuesto; es lógico que no puedas realizar la reunión sin saber el dinero que necesitarás gastar y por lo tanto lo necesitas tener a la mano. Te será realmente útil elaborar un presupuesto en papel y con precios reales de las cosas; es por ello que deberás preguntar los precios de los materiales, el local, la comida, la bebida, las sillas y los ordenadores. Una vez tengas esto en claro procura fijarte límites para que tu presupuesto no sea excedido.

Elige los patrocinadores esto te resultará más económicas y ellos lograran colaborar con los gastos. Logra fijar un precio de entrada si así lo deseas pues muchas de las reuniones plenarias son gratis y otras son exageradamente caras, esto quedará a tu criterio.

Si decides por cobrar busca orientación este respecto; en muchos de los casos se cobran diferentes entradas por categorías y así se permite que puedan entrar la mayor cantidad de personas. Por ejemplo, en caso de una reunión plenaria de docente se cobra por escala, es decir, un precio para los docentes, otro para los estudiantes y otros precios para los patrocinadores o el público en general.

El precio también depende del lugar pues sí tendrás que pagar un alquiler es lógico que debas cobrar una entrada. En cuanto al local, dependerá de la cantidad de personas que quieras que asistan. Lo mejor es que el local esté bien ubicado y que pueda contar con ciertas comodidades como estacionamiento y baños. Si te es posible busca un local que sea de fácil acceso donde el transporte público o aeropuertos estén cerca. Si ves que en tu ciudad hay hoteles para convenciones y eventos puede ser una opción adecuada pues están diseñados para dicho fin.

El menú de comida. Recuerda que habrá muchas de las personas que no querrán quedarse sentado todo el día a escuchar conferencias por lo que opten por salir a comprar. Si deseas puedes organizar un servicio de comida. Por ejemplo, desayunos, almuerzos o refrigerios. La próxima recomendación no será exagerada pues puede evitarte malos ratos, debes tomar en cuenta que algunas personas alérgica a algunos tipos de comida por ello es necesario que expongas el menú de lo que se servirá y si es posible otro menú detallado de los ingredientes que contienen para los asistentes puedan decidir lo que comerán.

Y a este respecto es importante que también cuentes con servicio médico o de atenciones inmediatas para alguna desavenencia física que se pueda presentar o si bien es posible tener un hospital dispuesto a colaborar en tu lugar de conferencia o en tu reunión.

Contenido de la conferencia

El programa que presentarás pudiera ser un reto para ti y más si eres principiante por ello pide ayuda para que puedas organizar un gran contenido, pues de nada servirá, mucha comida y publicidad si al final el contenido no logra atraer a tu público. Es por ello que debes enfocarte en presentar y planificar un buen tema que logres desarrollar con sencillez y que sea atrayente. Es posible que introduzcas elementos como videos, música, teatro, experiencia y presentaciones en proyección para que puedas captar la atención de los asistentes.

Por lo general es ideal que planifiques comenzar con un discurso inaugural y una cálida bienvenida. Luego irás añadiendo los demás elementos. Para finalizar con tun planificación es vital que logres incluir una buena conclusión, esto logrará grabar la idea principal en tus asistentes. Las conclusiones no deben ser tan largas sola busca un buen orador y que motive a practicar lo aprendido.

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