Planificar un proyecto

Para planificar un buen proyecto se debe tener disciplina, pues un proyecto es la programación y ordenaciones de prioridades de algunas actividades necesarias con el fin de alcanzar un objetivo y es que una planificación no es más que una estimación de las actividades que tendrás que cubrir en las siguientes semanas, meses o años. Por ello el éxito está en la respuesta de esta pregunta ¿Cómo planificar un proyecto?

Es muy fácil, solo se debe poner por escrito lo que se quiere. Pero la clave surge de varias maneras una de ellas es poder llevar acabo las ideas correctas. ¿Cuántos han que atender cosas de improviso cuando elaboran un proyecto? De seguro muchos por eso una de las claves es poder tomar en cuenta toda los detalles y poner por escrito y guiar según el patrón. Vamos que cosas se deben tomar en cuenta a la hora de una planificación de un proyecto.

Un proyecto en etapa inicial

Tener en claro los objetivos, esto evitará que tomes riesgos innecesarios y que evites añadir, estrés y presión en último momento. Si esto llega a ocurrir, no te desesperes y evita tener que tomar medidas en otro rumbo pues así solo generará más estrés y presión. Solo concéntrate en lo que falta y empieza a trabajar en ello, el tiempo es oro y lo mejor es dedicarlo a lo que realmente vale la pena.

Sigue los pasos de mantener la sencillez y la planificación acordada pues así ahorras mucho. Por ello vamos algunos de los factores que puede plasmar en una planificación de un proyecto y para que el resultado sea un verdadero éxito

Información

Para poder dar el primer paso se debe saber a qué se está enfrentando, por ello es útil la información y lo que se requiere para llegar a la meta. Para esto es necesario juntar toda la información relevante para una adecuada previsión de los futuros resultados. Busca con diligencias los datos que estén a la mano para que se evite tener que repetir una fase y esto produzca un atraso en el proyecto.

Busca tu equipo

Para poder desarrollar un buen proyecto se necesita de varias manos y no de una sola. Identifica muy bien quienes son capaces de llevar tu proyecto y trabajar junto a ti. Así como también identifica quienes pueden entorpecer tu proyecto y por lo tanto deberás alejarlos.

 

Los recursos que tienes disponibles

Luego de haber elegido a tu equipo debes considerar los recursos que vas a necesitar, cuantos se llevaran y que tipo de recursos. Esto se refiere a los recursos materiales y económicos, si sabes cuánto dispones podrás saber lo que abarcamos.

Hazte un presupuesto

Para toda empresa resulta importante la salida de dinero en la caja. Así que deberás estudiar los costos que te llevará el proyecto para determinar si serás capaz de terminarlo o no.

Tiempo que dispones

Es difícil pensar que vas a iniciar un proyecto y no tendrás tiempo suficiente para atenderlo. Realmente suena ilógico. Ten en claro el tiempo que le dedicas y si es suficiente y en base a ello planifica las horas y los días en un calendario.

Evalúa las prioridades

Ya que en un mismo proyecto puede haber varias etapas; debes saber reconocer cuales son las prioridades. No todas las actividades tendrán el mismo orden de importancia y para evitar contratiempos lo mejor es determinar de manera segura cuales son las prioridades.

Delega funciones

Delegar ciertas tareas puede ayudarte a que el trabajo sea más eficaz, obviamente esto se hace luego de haber determinado tu equipo de proyecto. Estos son personas que opinamos que son capaces de llevar a cabo lo que queremos y pueden seguir instrucciones claras y hasta tomar buenas decisiones.

Recuerda las adversidades

Por mucho que quieras no podrás evitar la piedra en el camino. Aunque la planificación sea la mejor y la más exacta siempre habrá cosas que se escapen de las manos, pero no por ello el proyecto tendrá que ser un fracaso; todo lo contrario un buen proyecto será aquel que logre identificar y superar las dificultades. Apunta en la planificación algunos imprevistos que creas que se puedan presentar y determina cómo pueden superarse.

Valora el tiempo perdido

En muchos de los proyectos se dejan tareas pendientes y que nunca se ejecutarán, de hecho los efectos secundarios de dedicarle el 100% dl tiempo a estos proyecto genera una pérdida de tiempo para otras cosas que pueden ser tu interés. Pero es importante que ese tiempo es de valor y que hará que tu proyecto crezca.

Constante comunicación

Este paso es crucial pues sin él los demás no serían efectivos. Procura que todos los miembros de tu equipo estén siempre informados de los detalles, de las etapas. De los errores, de los logros y las decisiones que se lleven a cabo. De esta mera existirá una excelente coordinación.

Mantén un seguimiento

Esta será la única opción de saber cuánto ha ido progresando tu proyecto. Las mediciones y seguimientos te permitirán saber el avance en tiempo real y los que se necesitará. Así también se evitan errores futuros.

Si logras poner en prácticas estas opciones de seguro tendrás buenos resultados. Pero eso no es todo, debes tener algunos detalles en cuanta si tu proyecto se trata de una obra más grande pues en esta suele pasarse algunas cosas por alto que al final pueden resultar en errores que no se puedan corregir. En esta ocasión, mostraremos la planificación de un proyecto más grande como una empresa o gerencia, todo se basa en estrategias que se deben poner a cabo para obtener buenos resultados.

Elementos clave para la planificación de un gran proyecto

  • Camino y actividades críticas.
  • Actividades independientes.
  • Recursos de los que se dispone y los que se necesitan.
  • Utilización de los recursos de manera responsable.
  • Costos y gastos reales.
  • Fijar plazos
  • Trabajo en conjunto
  • Futuros riesgos
  • Actividades comodín
  • Relación personal y cercana con el equipo.
  • Lecciones que se pueden extraer del proyecto y de los diferentes procesos.

Mantén los objetivos claros

¿Qué conseguirás con la planificación de tu proyecto? Esto es uno de los objetivos que debes tener muy claro para saber el rumbo que llevas y algunos de estos objetivos pudieran ser:

  • Los riesgos que se están dispuestos a tomar.
  • Trabajar de manera productiva y efectiva.
  • Mantener un control diario de las actividades, el proceso y los resultados sean buenos o malos.
  • Toma de decisiones rápidas y de manera profesional
  • Los resultados obtenidos al enfocarse en los dueños o clientes.
  • Mejoras en el proceso y una comparación con los procesos anteriores.
  • Satisfacción en el trabajo producido, en este caso no se debe olvidar que en la planificación del proyecto se debe introducir el buen clima laboral y la alta satisfacción del equipo de trabajo pues esto producirá mejores en los resultados finales y en toda la etapa de construcción.

La planeación

En este momento se tiene que seguir un patrón que ayuda a que la planeación sea la más orientada y que logre llevar los resultados esperados, por ello podemos mencionar que: en la planeación de debe identificar la situación actual, los objetivos que son principales, los objetivos generales para alcanzar el proyecto.

Hacer reuniones periódicas para establecer el plan de acción. Registrar un borrador con todos los implicados importantes en el proyecto. Crear el plan de actividades, asignar un equipo capacitado y dispuesto a mantener el trabajo en equipo, los recursos necesarios, la ejecución correcta, las revisiones de manera periódica que demuestra el progreso y los avances. Por último el cierre, en este se expone los logros y las dificultades que se lograron superar a lo largo del proyecto y el éxito que se ha demostrado en finalizar dicho proyecto.

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